EL OUTSOURCING

OUTSOURCING

ORIGEN:

El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la era moderna. Este concepto no es nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales.

Muchos textos atribuyen esta practica a de Henry Ford con sun famoso carro Modelo T negro;  fue tal la demanda, que su capacidad de producir se volvió un recurso escaso y no tuvo otra alternativa que entrar a subcontratar partes con terceros.

Lo mismo ocurrió en los años veinte con el desarrollo que tuvo el ferrocarril; fue tal la demanda por productos en la mayoría de las empresas, que se vieron obligadas a buscar quien les realizará trabajos por fuera de ella.  

Por los años cincuenta después de la reconstrucción de Europa por parte de los Americanos, se dio un fenómeno parecido, también por exceso de demanda sobre la oferta, pero acá la subcontratación se hizo para garantizar que algunos proveedores si surtieran la materias primas que se requerían y en el momento oportuno. También es de este período muy común la contratación con terceros de los servicios de asesoría.

En los años setenta, se hace necesario para quienes no mantienen recursos de petróleo, reducir costos y esto los hizo buscar quienes produjeran bienes requeridos por las empresas, a quienes los produjeran mas barato. No podemos pasar por alto lo hecho en los años sesenta cuando Europa se fue para el norte de África a buscar mano de obra barata, lo mismo que hicieron los japoneses con el oriente de África y los americanos con el sur de América. Lograron los tres contratar con empresas conocedoras del medio, para que se les redujeran los costos, contratando la producción de algunos bienes.

Después de la segunda guerra mundial, las empresas trataron de concentrar en sí mismas la mayor cantidad posible de actividades, para no tener que depender de los proveedores. Sin embargo, esta estrategia que en principio resultara efectiva, fue haciéndose obsoleta con el desarrollo de la tecnología, ya que nunca los departamentos de una empresa podían mantenerse tan actualizados y competitivos como lo hacían las agencias independientes especializadas en un área, además, su capacidad de servicio para acompañar la estrategia de crecimiento era insuficiente.

El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la década de los 70’s enfocado, sobre todo, a las áreas de información tecnológica en las empresas. Las primeras empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros.

El Outsourcing es un término creado en 1980 para describir la creciente tendencia de grandes compañías que estaban transfiriendo sus sistemas de información a proveedores.

En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil millones de dólares

CONCEPTOS BÁSICOS.

1.    Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para un negocio, a un proveedor más especializado para conseguir una mayor efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una compañía a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.

2.    Acción de recurrir a una agencia externa para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía.

3.    Es el método mediante el cual las empresas desprenden alguna actividad, que no forme parte de sus habilidades principales, a un tercero especializado.  Por habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que forman el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con respecto a la competencia.

4.    Consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón o actividad básica de su negocio.

Outsourcing, termino también conocido como Tercerización o Subcontratación, se trata de una modalidad según la cual determinadas organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos.

Transfiere así los riesgos a un tercero que pueda dar garantías de experiencia y seriedad en el área. En cierto sentido este prestador pasa a ser parte de la empresa, pero sin incorporarse formalmente.

Es preciso aclarar que Outsourcing es diferente al concepto de relaciones de negocios y contratación, ya que en éstas últimas el contratista es propietario del proceso y lo controla, es decir, le dice al suplidor qué y cómo quiere que se desempeñen y se fabriquen los productos o servicios comprados por lo que el suplidor no puede variar las instrucciones en ninguna forma.  En el caso de Outsourcing el comprador transfiere la propiedad al suplidor, es decir, no instruye al mismo en como desempeñar una tarea sino que se enfoca en la comunicación de qué resultados quiere y le deja al suplidor el proceso de obtenerlos.

IMPORTANCIA:

 
La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos.  

OBJETIVOS DEL OUTSOURCING.

• Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratación de un servicio de outsourcing son los siguientes:
   Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en función de las necesidades reales.
• Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica.  
• Concentración en la propia actividad de la organización. 

¿POR QUÉ UTILIZAR OUTSOURCING?

Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones tales como:

• Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación.
• Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con la razón de ser de la compañía.
• Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
• Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control.
• Disposición de personal altamente capacitado.
• Mayor eficiencia.

Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios de la reingeniería, compartir riesgos y destinar recursos para otros propósitos.

¿QUÉ ÁREAS TRABAJAN CON OUTSOURCING?

Hay que tener en cuenta que el proceso de Outsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la mayoría de las áreas de la empresa; esto se ha convertido en una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner parte de sus funciones en las manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer - maximizar el rendimiento minimizando los costos.   A continuación se muestran los tipos más comunes.

·         Outsourcing de los sistemas financieros. 

·         Outsourcing de los sistemas contables.

·         Outsourcing las actividades de Mercadotecnia.

·         Outsourcing en el área de Recursos Humanos.  

·         Outsourcing de los sistemas administrativos.

·         Outsourcing de actividades secundarias.

Aquí es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte de las habilidades principales de la compañía. Dentro de este tipo de actividades están la vigilancia física de la empresa, la limpieza de la misma, el abastecimiento de papelería y documentación, el manejo de eventos y conferencias, la administración de comedores, entre otras.

·         Outsourcing de la producción.

·         Outsourcing del sistema de transporte.

·         Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribución.  

·         Outsourcing del proceso de abastecimiento.

Se puede observar que el Outsourcing puede ser total o parcial.

·         Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

·         Outsourcing parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores.

¿QUÉ ÁREAS NO DEBEN TRABAJAN CON OUTSOURCING?

Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están: 

·         La Administración de la planeación estratégica.

·         La tesorería

·         El control de proveedores

·         Administración de calidad

·         Servicio al cliente

·         Distribución y Ventas  

CINCO RAZONES ESTRATEGICAS MÁS IMPORTANTES – VENTAJAS Y DESVENTAJAS:

1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.
2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
3. Acelerar los beneficios de reingeniería.
4. Compartir riesgos.
5. Destinar recursos para otros propósitos.

Ventajas del Outsourcing:

Dado a que la compañía obtendra en términos generales, una mayor "Funcionalidad”. En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto, Implementación, administración y operación de la infraestructura.

Se pueden mencionar las siguientes ventajas o beneficios del proceso de Outsourcing:

·         Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.

·         Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.

·         Incremento en los puntos fuertes de la empresa.

·         Ayuda a construir un valor compartido.

·         Ayuda a redefinir la empresa.

·         Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de  reglas y un mayor alcance de la organización

·         Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que  permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.

·         Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.

·         Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.

·         Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.

·         Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

·         Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

Desventajas del Outsourcing:

Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del mismo.  El Outsourcing no queda exento de esta realidad.

Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing:

·         Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.

·         La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.

·         Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor.

·         El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.

·         Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.

·         Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.

·         Reducción de beneficios

·         Pérdida de control sobre la producción.

PROCESO PARA LA APLICACIÓN DE OUTSOURCING DE UNA EMPRESA.

La metodología del Outsourcing es esencialmente la incorporación de buena práctica en la toma de decisiones gerenciales. La decisión para subcontratar necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como en el caso de muchas decisiones más, sobre bases financieras o técnicas. 

Lo que hace esta metodología es ayudar a planear, ayudar a fijar las expectativas, tanto dentro de la organización como en el exterior, e indica aquellas áreas donde la organización necesita conocimiento especializado. 

Pasos de la Metodología: 

• Fase O: Inicio
• Fase 1: Evaluación.
• Fase 2: Planeación.
• Fase 3: Contratación.
• Fase 4: Transición.
• Fase 5: Administración.        

Para cada una de las fases se contestaran las siguientes preguntas: 

• ¿Qué hace la Fase?
• ¿Cuánto tiempo deberá tomar?
• ¿Quién participa?
• ¿Qué se entrega?
• ¿Qué decisión se toma?

A continuación explicamos cada una de las fases:

FASE  “0” - INICIO

¿Qué hace? 

Identificar el alcance de lo que está considerando para el Outsourcing, Establece los criterios, las marcas importantes, iniciales y los factores “adelante/alto” para las decisiones iniciales. Asigna recursos iniciales para “poner las semillas” del proyecto.

¿Cuánto tiempo? 

De dos a cuatro semanas.

¿Quién participa? 

Esta fase es iniciada por el gerente ejecutivo o un miembro del consejo que esté patrocinando  el estudio de factibilidad.

¿Qué se entrega? 

Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas.

¿Qué se decide? 

Examinar (o no) los beneficios estratégicos.

FASE  “1”  - EVALUACIÓN

¿Qué hace? 

Examina la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los límites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfaga los criterios establecidos.

¿Cuánto tiempo? 

De cuatro a seis semanas.

¿Quién participa? 

Un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, por lo menos un gerente de una función (por ejemplo, de finanzas o de recursos humanos), que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación.

¿Qué se entrega? 

Un estudio de factibilidad o de otro tipo (vea la lista de contenido). Una decisión acerca de si se debe o no proceder a la etapa de planeación.

¿Qué se decide? 

Decisión acerca de proceder o no.

FASE  “2”  - PLANEACIÓN DETALLADA

¿Qué hace? 

Estable los criterios para la licitación, define con detalle los requisitos y prepara una lista breve de invitaciones para el concurso.

¿Cuánto tiempo? 

De ocho a diez semanas.

¿Quién participa? 

El equipo formado durante la fase 1, mas 1 representante de compras (abastecimiento o contratos), del departamento jurídico y de recursos humanos, en caso de que no estén representados.

¿Qué se entrega? 

En plan de proceso de licitación, incluyendo documentación para la licitación, descripción de los servicios, borradores de acuerdo al nivel de servicio y una estrategia para las negociaciones con los proveedores.

¿Qué se decide? 

A quién se invita a concursar, bajo que criterios y las medidas del desempeño.

FASE  “3”  - CONTRATACIÓN

¿Qué hace? 

Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de licitación. identifica a un proveedor de respaldo.

¿Cuánto tiempo? 

De tres a cuatro meses.

¿Quién participa? 

El equipo central de la fase de planeación. puede incluir asesores externos. Participarán contratistas y sus socios.

¿Qué se entrega? 

Invitación a concursar: Acuerdos de nivel de servicio, los encabezados del acuerdo. Contratos. Plan de transferencia del servicio a subcontratistas.

¿Qué se decide? 

La concesión del contrato. A quién, para qué servicio, durante cuánto tiempo, con criterios de medición.

FASE  “4”  - TRANSICIÓN AL NUEVO SERVICIO

¿Qué hace? 

Establece los procedimientos para la administración de la función subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Transfiere personal y activos según se hayan acordado.

¿Cuánto tiempo? 

De dos a tres meses.

¿Quién participa? 

El equipo central y el gerente de función de la función subcontratada. Recursos Humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor.

¿Qué se entrega? 

Un plan de transición. Documentación de los procedimientos de administración y revisión. Entrega de la responsabilidad formal al subcontratista.

¿Qué se decide? 

Procedimientos de terminación. Fecha de entrega del servicio.

FASE  “5”  - ADMINISTRACIÓN Y REVISIÓN

¿Qué hace? 

Revisa el contrato de forma regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados. Planea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales.

¿Cuánto tiempo? 

De uno a cinco años, dependiendo de la duración del contrato. Normalmente de tres a cinco años.

¿Quién participa? 

Representante del contratista responsable de la entrega del servicio, Representante de la función del usuario, responsable de la administración del contrato y del proveedor.

¿Qué se entrega? 

Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas.

¿Qué se decide? 

Verificación anual de la validez de la evaluación original. Decisión sobre la continuidad del contrato.

PUNTOS BÁSICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO.

Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar tres aspectos principales: La revisión de la estructura de la empresa, la determinación de las actividades a outsource y la selección de los proveedores.

1.    Revisar la estructura de la empresa.

Se pueden identificar cuatro puntos básicos para que una empresa cuente con la estructura adecuada.

·         Contar con una buena administración del proceso de abastecimiento.

EL proceso de Outsourcing debe tener una misión definida: aumentar el valor del producto percibido por los consumidores. Un diseño exitoso de la estrategia del proceso de abastecimiento consiste en aprovechar al máximo las ventajas o habilidades principales de la organización y subcontratar todo lo demás.

·         Determinar habilidades principales e identificar cuellos de botella.

Uno de los pasos clave para que una empresa pueda lograr un proceso de Outsourcing exitoso es identificar cuáles de las actividades que realiza son las centrales o principales para el negocio. Estas generalmente son aquellas en las que tiene alguna ventaja sobre sus competidores ya sea mejor tecnología, mejor calidad, menores costos, etc.

·         Cambiar la cultura organizacional.

Un paso importante dentro de proceso de Outsourcing es lograr que los integrantes de las organizaciones entiendan los fundamentos de esta separación de actividades, así como los motivos que llevan a ella y los beneficios que puede traer para la compañía. 

·         Contar con la tecnología de información adecuada.

Una vez que se han establecido los puntos básicos para el Outsourcing es importante que la empresa cuente con la tecnología necesaria para poder mantener una relación de este tipo.

2.    Determinar a cuáles actividades aplicar Outsourcing y a cuáles no.

Dentro de una organización existen diversos tipos de actividades que dependiendo de su naturaleza pueden o no someterse a un proceso de Outsourcing.

Dentro de las actividades de una empresa se tienen las actividades estratégicas, las altamente rentables y las rutinarias y/o de apoyo.

Las dos primeras actividades deben conservarse internamente mas, la última es recomendable que se subcontrate.

Se pueden identificar tres criterios para determinar las actividades a subcontratar, estos son:

1.    Actividades que hacen uso intensivo de recursos.

Mediante esta técnica las compañías pueden entrar en un nuevo mercado sin la necesidad de incurrir inmediatamente en inversiones considerables de equipo.  Algunas utilizan esta técnica buscando aumentar su eficiencia y reducir los costo.

2.    Actividades que usan servicios especializados.

La subcontratación ofrece a las empresas gran flexibilidad en sus sistemas, ya que pueden contar con el apoyo de un tercero especializado que pueda adaptarse mejor a los cambios del mercado. 

3.    Actividades relativamente independientes.

Un forma de identificar actividades que no formen parte de las habilidades centrales de una empresa, es observar aquellas tareas que tienen una relativa independencia con respecto a las demás funciones del as compañía.

Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están: La Administración de la planeación estratégica, la tesorería, el control de proveedores, administración de calidad y la supervisión de la satisfacción del cliente y de reglamentos como: responsabilidad del producto, calidad, regulaciones ambientales, higiene, seguridad del personal y seguridad pública. 

3.    Seleccionar al proveedor.

Se pueden mencionar ciertos pasos a llevar a cabo en la selección de un proveedor.

·         Analizar la relación costo / beneficio.

Si se obtiene un resultado positivo, es decir que el proveedor puede realizar a un costo menor y con igual o mayor calidad dicha actividad, quiere decir que la empresa ha logrado identificar una actividad que no forma parte de sus habilidades principales.  Cuando el resultado es negativo, es decir, que un proveedor presente un costo generalizado mayor que el que obtiene la empresa, se pueden deducir dos cosas:

·         La empresa intenta desintegrar una actividad que forma parte de sus habilidades centrales y/o

·         La selección del proveedor es deficiente y éste no tiene las capacidades suficientes para ofrecer el servicio a la empresa o la actividad no forma parte de sus habilidades principales.

·         Seleccionar cuidadosamente a los proveedores.

Al seleccionar un proveedor las empresas deben buscar proveedores que se enfoquen en la industria en la que ellos se encuentran, además ellos deben comprender el manejo de los productos que se van a subcontratar.

·         Elaborar un contrato escrito y estricto

Por más atractivo y beneficioso que pueda  parecer, no se debe olvidar que la subcontratación es delicada, se están colocando actividades importantes para la empresa en manos de terceros que pueden perjudicar los intereses de la compañía si no se ajustan a sus necesidades.  Es por esto, que uno de los puntos básicos al buscar subcontratar es el contar con un contrato por escrito, que sea claro en establecer todos los puntos necesarios para que el tercero cumpla con la entrega del producto y/o servicio así como con las características requeridas por la empresa.  Una vez escogido el proveedor adecuado para la desintegración, la empresa debe establecer las metas y los costos del proyecto de subcontratación.

LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING.

Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser riesgos operacionales a riesgos estratégicos.

Los riesgos operacionales afectan más la eficacia de la empresa

Los riesgos estratégicos afectan la dirección de la misma, su cultura, la información compartida, entre otras.

Los principales riesgos de Outsourcing son:

·         No negociar el contrato adecuado.

·         No adecuada selección del contratista.

·         Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista.

·         Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.

·         Inexistente control sobre el personal del contratista.

·         Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.

·         Rechazo del concepto de Outsourcing

                      Al delegar un servicio a un proveedor externo las empresas están permitiendo que éste se de cuenta de cómo sacarle partida al mismo y se quede con las ganancias.

Uno de los riesgos más importantes del Outsourcing es que el proveedor seleccionado no te

nga las capacidades para cumplir con los objetivos y estándares que la empresa requiere.

Empresas que brindan el servicio de outsourcing:

• Boot studio.
  
  
• Solutions Group
  
  
• Tecnasa
• Sonset
• Info System panamá.
  
  
• Solusoft.

CONCLUSION:

En la actualidad las organizaciones están buscando una nueva manera de aumentar sus ingresos, conseguir costos efectivos en servicios y compartir ideas con los consumidores...y el Outsourcing es la herramienta óptima para ello.

En fin Outsourcing es un tema sumamente interesante que si es bien aplicado puede reducir escandalosamente los costos directos de una empresa .

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